20230730 Gefahren bei Microsoft365

30.07.2023 Gefahren bei Microsoft365

Big Brother will deine Daten

Auf gewerkschaftsforum.de machen sich Sophia Fielhauer und Christian Resei Gedanken, wie man für die KollegInnen die Datensammelwut von Microsoft einhegen und betriebsrätlich regeln kann. Sie kommen zu dem Schluss, dass dies inzwischen viel schwieriger geworden ist, als es noch zu Zeiten der "normalen" Office Pakete war.

Früher kaufte die Firma ein Softwarepaket und dafür musste mit dem Betriebsrat eine Vereinbarung über die Nutzung getroffen werden. In dieser wurde festgelegt, welche Aufgaben mit der Software zu erledigen waren und welche Daten eventuell von der Software über die MitarbeiterInnen erhoben und gespeichert und wie sie ausgewertet werden dürfen.

Seit Office 365 ist alles anders

Entwickelt aus Microsoft Office, beinhaltet Microsoft 365 außer Programm-Klassikern wie Word, Excel, Outlook oder PowerPoint nun unter anderem auch Teams, Planner, OneDrive und diverse Security-Apps rund um die Bezeichnung „Purview“ – kurz: eine unüberschaubare Anzahl an Apps. Rund 400 Millionen Abonnent:innen nutzen Microsoft 365 weltweit.

Durch das Online-Arbeiten entstehen ständig eine Reihe von Verhaltens- und Leistungsdaten. Damit jedoch auszuwerten, wer im letzten Monat den Laptop erst nach 9 Uhr aufgedreht hat, um die Pünktlichkeit oder die Arbeitsleistung zu kontrollieren, sollte ein No-Go sein. Jede Leistungs- und Verhaltenskontrolle muss jedoch in Betriebsvereinbarungen geregelt, bzw. verboten werden.

Die App Microsoft Forms beispielsweise hilft dabei, Online-Umfragen zu erstellen. Dazu schreiben die AutorInnen: „Es ist aber ein großer Unterschied, ob das Thema der nächste Betriebsausflug oder die Führungsqualität meines Chefs ist und ob die Umfrage sachlich oder wertend ist“, erklärt der Betriebsinformatiker Thomas Riesenecker von der Forschungs- und Beratungsstelle Arbeitswelt (FORBA).

Leicht gesagt - schwer durchzuführen

Ein erster Schritt für eine Betriebsvereinbarung wäre, festzuschreiben, welche Software für welchen Zweck eingesetzt wird. Doch Microsoft kann einfach die App ändern, Funktionen abschalten oder neue hinzufügen. Weder das Unternehmen noch die Arbeitnehmer:innen können diesen Vorgang beeinflussen: "Eine Besonderheit der Cloudtechnologie ist, dass viele nicht wissen, wie das Produkt nächste Woche aussieht", so Riesenecker.

Aber auch die Unternehmen sollten sich fragen, ob sie mit einem solchen Programm-Wirrwar leben können ...

Und dann noch KI

Auch Microsoft 365 Programme setzen seit geraumer Zeit auf künstliche Intelligenz. "Die Technologie von ChatGPT kommt nun in Microsoft 365 Copilot zum Einsatz. Durch die Verknüpfung mit diversen Apps von Microsoft 365 soll der Copilot dabei helfen, die Kreativität und Produktivität zu steigern und Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen."

Wie sieht das dann praktisch aus? Ein sehr negatives Beispiel nennen die AutorInnen in dem Artikel: Wer beispielsweise das E-Mail-Programm Outlook von Microsoft 365 nutzt, mag sich fragen, woher die guten Antwortvorschläge auf E-Mails kommen – auch hier ist ein mitlernender Algorithmus, also eine KI, eingebaut. Und der ist nicht immer neutral. Die KI sorgte etwa dafür, dass Nutzer:innen, die nach dem Browser Google Chrome suchten, vor allem Antworten erhielten, in der die Vorzüge der Microsoft-Suchmaschine beworben wurden. Als Medien dies kritisch aufgriffen, reagierte Microsoft etwas kleinlaut: Es handle sich nur um ein Experiment, das man infolge des negativen Feedbacks auch schon wieder beendet habe.

Auch wenn das bereits ein erster hoher Gipfel von Manipulation war, es geht auch eine Nummer kleiner. Die Arbeitsleistung des einzelnen Beschäftigten kann durch "Hilfen" einer KI in beliebiger Richtung verbessert oder verschlechtert werden, ohne dass dieser einen Einfluss darauf hat. Noch eine Nummer kleiner aber auch gefährlich ist die bereits im Videokonferenztool Teams enthaltene Möglichkeit der Auswertung von Online-Meetings. Es gibt Protokolle unter anderem über die Dauer der Redebeiträge – damit lassen sich jederzeit die Beteiligten bewerten.

Für die beteiligten Betriebsräte kann die Regelung von Microsoft 365 leicht zu einer Daueraufgabe werden. Das sollten auch die Unternehmen bedenken, wenn sie darin nur ein günstiges und allumfassendes Angebot sehen.

Was gehört in eine Betriebsvereinbarung?

Speicherfristen,
Zweckbindung,
eine Folgenabschätzung
auch Schulungen für Arbeitnehmer:innen, die klarmachen, was im Hintergrund von Microsoft 365 passiert
welche Daten erhoben und gespeichert werden dürfen,
welche Datennutzung ausgeschlossen ist.

Hier stößt man leider weiter an die EU-Grenzen der DSGVO. Welche Daten in die USA übermittelt werden und wie diese genutzt werden, war bereits Gegenstand vieler Urteile des EuGH zu den inzwischen nichtigen Abkommen Safe Harbor, Privacy Shield, ...

Deshalb ist sich die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden Deutschlands einig, dass Microsoft 365 gegen die europäische Datenschutzgrundverordnung verstößt. In einigen Bundesländern is der Einsatz von MS365 auch an Schulen untersagt. Ein Beispiel: Offiziell entnimmt das Unternehmen nur Daten, um das sogenannte Nutzer:innen-Erlebnis zu optimieren. Dabei wird nicht immer um die gesetzlich vorgesehene Erlaubnis gefragt. Die erste Version des Rechtschreibprogramms von Word wurde beispielsweise in den USA einfach mitgetrackt, ohne dass Nutzer:innen dem zugestimmt hätten.

Unser Vorschlag: Jedes Unternehmen könnte viel Geld sparen und kostenlos das Open Source Paket Libre Office verwenden. Man würde sich damit sogar EU-konformer verhalten, weil es standardmäßig als Austauschformat .odt Dateien erzeugt und verwendet, wie sie in Europa genormt sind. Und einen datenschutzkonformes Videokonferenztool lässt sich bestimmt auch leicht finden, Jitsi oder BigBlueButton oder ...

Mehr dazu bei https://gewerkschaftsforum.de/microsoft-365-big-brother-nach-programm/#more-17244